Oggetto:
informativa generale di Studio GAIA Società di Ingegneria s.r.l. sul trattamento dei dati personali, ai sensi degli articoli 12 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679
Premessa
Il Regolamento (UE) 2016/679 (“Regolamento generale sulla protezione dei dati”, in seguito “GDPR”) prevede la tutela delle persone fisiche con riferimento al trattamento dei dati personali. Secondo tale normativa il trattamento dei dati personali che si riferiscono ad un soggetto, nello specifico da definirsi “interessato”, è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, nonché di tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato stesso.
La presente per informarLa, in osservanza delle sopraccitate norme, che in relazione al rapporto che Lei ha con GAIA s.r.l.,(di seguito GAIA Srl) la nostra organizzazione è in possesso di alcuni dati a Lei relativi (Titolo, Cognome, Nome, Azienda di appartenenza, Indirizzo dell’azienda, Ruolo in Azienda, Indirizzo personale se da Lei fornito in precedenza, Numero di telefono e Indirizzo e-mail), acquisiti, anche verbalmente, direttamente o tramite terzi che effettuano operazioni che La riguardano o che, per soddisfare ad una Sua richiesta, acquisiscono e ci forniscono informazioni.
Ai sensi del GDPR, essendo tali dati informazioni che si riferiscono a Lei devono qualificarsi come “dati personali”, e debbono pertanto beneficiare della tutela disposta da dette disposizioni. Nello specifico, secondo detta normativa, Lei è l’interessato che beneficia dei diritti posti a tutela dei Suoi dati personali.
Ai sensi degli artt. 12 e ss del GDPR, GAIA s.r.l., in qualità di Titolare, procederà al trattamento dei dati personali da Lei forniti nel rispetto della normativa, con la massima cura, attuando procedure e processi di gestione efficaci per garantire la tutela del trattamento dei Suoi dati personali. A tal fine GAIA s.r.l., utilizzando procedure materiali e di gestione a salvaguardia dei dati raccolti, si impegna a proteggere le informazioni comunicate, in modo tale da evitare accessi o divulgazioni non autorizzate, nonché per mantenere accuratezza dei dati ed altresì per garantire l'uso appropriato degli stessi.
In ossequio a tale premessa si forniscono le seguenti informazioni.
Identificativi
Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è: GAIA s.r.l., nella persona del suo legale rappresentante, Cristina Soleri (c.soleri @gaiaconsulenze.it).
Responsabili del trattamento
Ricoprono il ruolo di Responsabili del trattamento le aziende esterne e i collaboratori con cui è stato instaurato un rapporto contrattuale e che per adempiere a tali accordi hanno necessità di ricevere i vostri dati personali, come meglio dettagliato nel seguito.
Per conoscere i Responsabili del trattamento qualora gli stessi fossero nominati e per conoscere le persone che saranno nominate in futuro per detta funzione, ogni interessato potrà inviare lettera di richiesta al Titolare del trattamento dei dati personali, all’indirizzo sopra riportato.
Si intende precisare che i Responsabili sopra indicati non si occupano di evadere le richieste di esercizio dei diritti degli interessati di cui agli artt. 15 e ss. del GDPR. Tale attività è svolta esclusivamente da GAIA s.r.l. in qualità di Titolare del trattamento.
Rappresentante stabilito nel territorio dello Stato
Si informa che, non ricorrendo alcuna circostanza che richieda la nomina prevista dall’art. 4 comma 1 punto 17 del GDPR, GAIA s.r.l. non ha nominato alcun Rappresentante stabilito nel territorio dello Stato ai fini dell'applicazione della disciplina sul trattamento dei dati personali.
Finalità del trattamento
La principale finalità del trattamento dei Suoi dati personali che GAIA s.r.l. intende effettuare è quella di consentire una regolare instaurazione e/o evoluzione, nonché una corretta amministrazione del rapporto precisato in premessa.
I dati personali verranno trattati per l’espletamento di obblighi di legge, nonché per adempiere ad obblighi amministrativi, assicurativi e fiscali previsti dalla vigente normativa ed altresì per soddisfare finalità contabili e commerciali, o ancora per poter adempiere regolarmente a obblighi contrattuali e di legge derivanti dal rapporto giuridico intercorrente con l’interessato. L’interessato potrà in ogni caso scegliere liberamente di non prestare il suo consenso per tali finalità ed altresì indicare le modalità con cui essere contattato o con cui ricevere informative commerciali.
Conferimento dei dati
Dati personali raccolti
GAIA s.r.l., in qualità di Titolare utilizza i Suoi dati personali per operare al meglio nell’esercizio della propria attività, e per le finalità sopra riportate. Potranno esserLe richiesti, anche solo parzialmente, i seguenti dati:
• dati anagrafici, codice fiscale, partita iva, denominazione, sede legale, residenza e domicilio e dati di contatto;
• dati relativi al rapporto contrattuale descrittivi della tipologia del contratto, nonché informazioni relative alla sua esecuzione e necessarie per l’adempimento del contratto stesso;
• dati di tipo contabile relativi al rapporto economico, alle somme dovute e ai pagamenti, al loro andamento periodico, alla sintesi dello stato contabile del rapporto;
• dati per rendere più definito il rapporto con la nostra struttura e più efficace la nostra collaborazione ed efficienza operativa;
• dati relativi a: Suoi dipendenti e/o collaboratori, informazioni sulla professione svolta o sulla Sua azienda.
Obblighi di conferimento e conseguenze di un eventuale rifiuto
Devono essere obbligatoriamente conferiti a GAIA s.r.l. dati essenziali per lo svolgimento del rapporto contrattuale, come pure i dati necessari ad adempiere ad obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative comunitarie, ovvero da disposizioni di Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo.
Nel caso in cui fossero essenziali “dati sensibili o il cui trattamento presenta rischi specifici” per lo svolgimento del rapporto o per l’assolvimento di specifici servizi nonché di obblighi di legge, il conferimento di tali dati sarà obbligatorio e poiché il loro trattamento è consentito solo previo consenso scritto dell’interessato (ex artt. 9 e 10 GDPR), Lei dovrà acconsentire anche al loro trattamento.
Basi giuridiche del trattamento
Si precisa che GAIA s.r.l., pur in carenza di un Suo consenso, avrà titolo per trattare i Suoi dati personali qualora questo si renda necessario per:
a) adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
b) eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale Lei è parte, o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche Sue richieste.
Il Suo espresso consenso, inoltre, non è richiesto quando il trattamento:
c) riguardi dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le modalità che le leggi, i regolamenti o la normativa comunitaria stabiliscono per la conoscibilità e pubblicità dei dati ovvero dati relativi allo svolgimento di attività economiche, trattati nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;
d) sia necessario per la salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica di un terzo (in tal caso, il titolare è tenuto a portare a conoscenza del trattamento dei dati personali il soggetto interessato mediante l’informativa anche successivamente al trattamento stesso, ma senza ritardo. In detta ipotesi, pertanto, il consenso è espresso a seguito della presentazione della informativa);
e) con esclusione della diffusione, si renda necessario ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397, o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento, nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;
f) con esclusione della diffusione, risulti necessario, nei casi individuati dal Garante sulla base dei principi sanciti dalla legge, per perseguire un legittimo interesse del titolare o di un terzo destinatario dei dati, anche in riferimento all’attività di gruppi bancari e di società controllate o collegate, qualora non prevalgano i diritti e le libertà fondamentali, la dignità o un legittimo interesse dell’interessato.
Modalità di trattamento
Ai sensi e per gli effetti degli artt. 12 e ss. del GDPR, desideriamo informarLa che i dati personali da Lei comunicatici saranno registrati, trattati e conservati presso i nostri archivi, cartacei ed elettronici, in ottemperanza delle misure tecniche e organizzative adeguate di cui all’art. 32 del GDPR. Il trattamento dei Suoi dati personali può consistere in qualunque operazione o complesso di operazioni tra quelle indicate all'art. 4, comma 1, punto 2 del GDPR.
Il trattamento dei dati personali avverrà mediante l’utilizzo di strumenti e procedure idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato, direttamente e/o tramite terzi delegati, sia manualmente mediante supporti cartacei, sia mediante l’ausilio di mezzi informatici o strumenti elettronici. I dati, ai fini della corretta gestione del rapporto e dell’assolvimento degli obblighi di legge, potranno essere inseriti nella documentazione interna propria del Titolare e se necessario anche nelle scritture e nei registri obbligatori per legge.
Ambito di conoscenza dei Suoi dati
Potranno venire a conoscenza dei Suoi dati le seguenti categorie di soggetti, nominati da GAIA s.r.l. incaricati del trattamento:
• addetti alla contabilità ed alla fatturazione;
• i collaboratori nominati Responsabili del Trattamento dei dati.
Potranno altresì venire a conoscenza dei Suoi dati le seguenti categorie di soggetti esterni alla nostra organizzazione, nominati da GAIA s.r.l. responsabili del trattamento:
• consulenti incaricati per consulenze, assistenza o servizi alla nostra struttura;
• componenti di Organi di controllo.
Comunicazione e diffusione
Comunicazione
I Suoi dati potranno essere comunicati, intendendosi con tale termine il darne conoscenza ad uno o più soggetti determinati, da GAIA s.r.l. all’esterno, per dare attuazione a tutti i necessari adempimenti di legge e/o contrattuali. In particolare, i Suoi dati potranno essere comunicati a:
• Enti o Uffici Pubblici o autorità di controllo in funzione degli obblighi di legge e/o contrattuali;
• soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme;
• istituti bancari e/o istituti di credito per la gestione dei pagamenti derivanti dal rapporto contrattuale;
• soggetti che hanno necessità di accedere ai Suoi dati per finalità ausiliarie al rapporto che intercorre tra Lei e noi, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari (si citano, a titolo indicativo ma non esaustivo, spedizionieri, società specializzate in servizi di postalizzazione e altre tipologie di invio massivo di informazioni);
• soggetti nostri consulenti e/o professionisti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico presso la nostra o loro organizzazione, previa nostra nomina a responsabile che imponga loro il dovere di riservatezza e sicurezza.
In ogni caso i Suoi dati non verranno comunicati, se non ad operatori coinvolti nell’esecuzione di atti riguardanti l’adempimento dei rapporti che dovessero intervenire con gli Interessati ai quali si riferiscono i dati stessi.
Diffusione
GAIA s.r.l. non diffonderà indiscriminatamente i Suoi dati, o in altre parole, non ne darà conoscenza a soggetti indeterminati, anche mediante messa a disposizione o consultazione.
GAIA s.r.l. considera preziosa la fiducia dimostrata dagli interessati che avranno acconsentito al trattamento dei loro dati personali e perciò si impegna a non vendere, noleggiare o affittare ad altri le informazioni personali raccolte.
Conservazione
GAIA s.r.l. conserverà i dati raccolti per tutta la durata del rapporto o collaborazione con la nostra organizzazione e per un tempo non superiore ai 10 anni dalla data di cessazione del rapporto. Qualora in costanza di rapporto contrattuale siano trattati dati non inerenti agli adempimenti amministrativo contabili ad esso connessi, tali dati saranno conservati per il tempo necessario al raggiungimento della finalità per cui sono stati raccolti, e poi cancellati. I tempi di conservazione di tali dati Le saranno comunicati quando tali dati saranno raccolti con informative specifiche.
Diritti di cui agli articoli 15 e ss., GDPR
Diritti dell’interessato
Ai sensi dell’art. 15 GDPR Lei ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di un trattamento di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati. L’esercizio dei diritti è subordinato all’accertamento dell’identità dell’interessato, mediante consegna del documento di identità, che non verrà conservato da GAIA s.r.l., ma solo consultato al fine della verifica della legittimità della richiesta.
Lei ha il diritto di accedere ai dati personali e alle seguenti informazioni:
a) le categorie di dati personali oggetto di trattamento;
b) qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
c) le finalità del trattamento;
d) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
e) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
f) l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all'articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato.
Qualora i dati siano trasferiti ad un paese terzo o ad una organizzazione internazionale Lei ha diritto di essere informato sull’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 del GDPR.
Lei ha diritto di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione, anche parziale, dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che la riguardano o di opporsi, in tutto o in parte, al loro trattamento.
Esercizio dei diritti
Per esercitare tali diritti potrà rivolgersi al Titolare del trattamento: ing Cristina Soleri, c.soleri@consulenze.it (info@gaiaconsulenze.it).
Il Titolare e/o il Responsabile della Protezione dei Dati Le risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della Sua richiesta formale.
Violazioni dei diritti
Le ricordiamo che in caso di violazione dei suoi dati personali potrà proporre un reclamo all’autorità competente: “Garante per la protezione dei dati personali”, raggiungibile all’indirizzo web http://www.garanteprivacy.it
